Al comprar un sistema administrativo te deben cotizar lo siguiente: El Sofware, la asesoria inicial y los servicios a largo plazo:

• El software (o licencias): Dependiendo del fabricante y del numero de usuarios el precio de los programas administrativos pueden ir desde 700 hasta 500.000 Bolivares fuertes. Existen sistemas para campañias de todos los tamaños y complejidades. En Venezuela existen mas de 200 sistemas administrativos nacionales e importados de los cuales solo unos 25 tienen una trayectoria prolongada en el mercado y han sido instalados en un numero importante de clientes, esto es vital para que el sistema tenga pocos errores y soporte posterior adecuado. En la medida de lo posible evite ser "conejillo de indias" de sistemas nuevos o con pocos clientes. Tampoco es buena idea contratar desarrollos a la medida de sistemas a menos que sus necesidades sean realmente muy especificas, es costoso y toma bastante tiempo en sistemas complejos. Practicamente todos los sistemas administrativos maduros disponibles en Venezuela tienen 10 o mas años en uso y estan basados en los procesos estandares, si alguna parte de su negocio es muy especifica, contrate solo el desarrollo de procesos y reportes adicionales para esa parte del negocio, pero no tiene sentido hacer un sistema administrativo desde cero, es muy costoso y podria tomar de 1 a 3 años tener un producto de mediana calidad, ademas tendria que hacerle mantenimiento y modificaciones posteriores para adaptarse a los cambios en las leyes y reglamentos (como por ejemplo el acople con impresoras fiscales), la recomendacion es no dedicarse a construir software si ese no es su negocio principal. No caiga en el clasico error de pensar que su hijo o un amigo que es programador le hara un sistema administrativo, porque terminará gastando mucho mas dinero y tiempo y ademas no obtendra resultados adecuados.
• La instalación y el adiestramiento a los usuarios: Si el software es de calidad reconocida, el adiestramiento es la parte mas importante del proyecto porque será lo que garantice que los usuarios lo aprendan a utilizar segun las necesidades de la compañía, adicionalmente el implantador le recomendará las mejores maneras de usar el sistema según la forma en que su negocio opere. Dependiendo del tipo y complejidad de su negocio será necesario mayor o menor tiempo para configurar el sistema y adiestrar a todos los usuarios, tipicamente el implantador sugerirá un cronograma de trabajo y lo recomendable es que sobre esa propuesta se establezcan las fechas de las sesiones de trabajo y entrenamiento, en la medida en que este cronograma se respete y los usuarios participen activamente, el proyecto avanzará mejor y mas apegado al presupuesto original. Es importante revisar el avance del proyecto con frecuencia para detectar desviaciones y corregir las causas cuanto antes. La causa numero 1 de disputas en los proyectos son los cambios de alcance solicitados a la ligera por los usuarios, que terminan implicando mayores gastos y ademas retrasos en la puesta en marcha del sistema. Si los nuevos usuarios son suficientemente habiles y dedicados y se comprometen a aprender a usar el sistema en los entrenamientos pautados, los tiempos del proyecto se mantendran bajo control. Si por el contrario, no hay un doliente por los gastos en que se incurre, los usuarios no practicaran y estaran "demasiado ocupados" y a la larga el entrenamiento tomara mas tiempo del necesario y cometeran errores a la hora de usar el sistema. Un ejemplo que aclara mucho esto es imaginar que el sistema es un avion, si usted no entrena bien a sus empleados no debe permitirle que piloteen su avion porque podrian estrellarlo y causarle problemas a usted con las autoridades, de la misma forma es necesario que se entrenen bien en el sistema y lo sepan usar bien para que usted permita que lo utilicen sin causarle problemas a usted. Si sus empleados no se concentran en sus clases de pilotaje sera necesario pagar mas clases y eso elevara sus costos. si sus empleados insisten en que el tipo de avion que ellos piloteaban antes era mejor o distinto, tambien le haran consumir mas clases con el instructor y subiran los costos del proyecto. Si ya usted escogio un avion no debe dejar que le estropeen su eleccion, deben acostumbrarse a lo que usted escogio y aprender a pilotearlo bien y cuanto antes para que su inversion rinda mejores frutos. Usando otra analogia, los sistemas administrativos son como los carros, si usted aprendio a manejar en un Mustang y despues le dan una camioneta Mercedez, habra diferencias pero los principios de manejo son los mismo, quizas la camioneta tendra mas controles o podra hacer mejores cosas, pero aun asi, solo es cuestion de escuchar al instructor y practicar para poder manejar el vehiculo a la perfeccion en muy pocas lecciones. Ademas del entrenamiento tipicamente en esta fase se hace la carga de datos iniciales (proveedores, articulos y clientes) para dejar todo listo para comenzar las compras, ventas y recepcion de mercancia desde el inicio del sistema, esta carga de datos ayuda a familiarizar a los usuarios con el sistema si se hace manualmente, sin embargo a veces se tiene mucha informacion y en ese caso es recomendable hacer una carga masiva de articulos, proveedores y clientes con sus saldos en existencias y deudas. No es recomendable pasar transacciones (facturas, pedidos, nota de credito, etc) desde un sistema previo porque es muy costoso conseguir expertos en el sistema viejo y el nuevo que puedan sacar toda la informacion del viejo y dejarla en el nuevo de manera perfecta y consistente. Lo recomendable es dejar el sistema viejo para consultar la historia pasada y comenzar el nuevo desde una fecha especifica.
• El mantenimiento y soporte post implantacion: Una vez que se concluye la configuracion, el entrenamiento y la carga inicial de datos, puede ser necesario entrenar nuevo personal o corregir errores o malos usos Es importante establecer las condiciones y precios de servicios adicionales por si fuera necesario. Tipicamente se recomiendan unas sesiones de apoyo con la puesta en marcha, una revisión durante el primer cierre mensual y otra sesión de reforzamiento a los 3 meses para profundizar en las opciones complejas del sistema, como las herramientas de analisis gerencial.

Las "licencias" es la forma en que comunmente se denomina a los programas o software que se instalan en las computadoras del usuario, sin embargo al igual que ocurre en la industria musical, comunmente estos programas no son realmente propiedad del usuario, sino que se entregan al cliente bajo un "Contrato de licencia de uso" que le permite usar el software por tiempo indefinido (aunque esto depende del fabricante) bajo ciertas condiciones (como no copiarlo, ni revenderlo, ni usarlo en mas compañias de las contratadas, etc). En la industria musical el dueño es el artista y quienes compran sus CD estan obteniendo un derecho de usar su musica tantas veces como quieren, sin embargo no son sus dueños y por tanto no pueden copiarla ni venderla a menos que paguen a su legitimo dueño (esto es lo que se llama copyright) .