Hace unos días y casi a punto de terminar la jornada en la oficina, el sonido del teléfono me hizo girar sobre mis pasos. Un prospecto cliente nos pedía ayuda, la persona al hilo decía -¡Me están costando más las impresiones que invertir en nuevas PCs para mis empleados!; a dos años de fundada su empresa, el directivo había descubierto un mal que aqueja a muchas corporaciones y que, de forma silenciosa, deja escapar recursos, haciéndolas poco más que improductivas: entre otras cosas a causa de los malos hábitos de impresión y de los altos costos asociados.
El primer paso para mejorar los hábitos de impresión de su empresa es entender cómo se está imprimiendo actualmente. Los logros deben ser medidos de acuerdo a un conjunto de metas en común; mantener estas mejoras puede llegar a requerir los servicios de un socio de valor agregado especializado. Lo primero es determinar la cifra de la relación empleado-patrimonio dentro de su organización (si cuenta con más dispositivos de los necesarios tendrá una infraestructura compleja y costosa). Como segundo paso deberá determinar el volumen de impresión per-cápita de sus empleados; es necesario conocer la cantidad de impresiones que genera su empresa en su funcionamiento cotidiano, este punto es clave para entender sus costos reales de impresión. Igualmente es necesario conocer el proceso de soporte de su organización, ya que cuanto mayor sea la cantidad de bienes en su compañía y mayor la cantidad de papel consumido, más complicado es el proceso de soporte, mantenimiento y suministro de insumos.
¿Cuántos bienes (dispositivos como impresoras, faxes y copiadoras) tiene y mantiene su compañía? ¿Cuantos suministros asociados compra? Los estudios de Lexmark demuestran que la mayoría de las organizaciones no tiene idea de cuántos equipos tienen en su empresa, pero los ejecutivos generalmente tienden a pensar que son demasiados. Una vez determinado este número, las compañías se asombran al descubrir la cantidad de equipos que existen (sin mencionar la cantidad de suministros y el mantenimiento asociados a los mismos); y casi siempre se sorprenden cuando descubren la baja relación entre el número de empleados y de dispositivo.
Nuestros expertos han encontrado que el promedio en la mayoría de las organizaciones es aproximadamente 3:1, lo que significa que por cada tres empleados existe un dispositivo de impresión -un porcentaje que resulta bastante costoso para cualquier compañía. Descubrir la relación entre el número de empleados y el de dispositivos es un paso trascendental para establecer metas en pos de mejores hábitos de impresión dentro de su empresa. Pero no se deshaga abruptamente de las impresoras de escritorio ni pida a sus empleados que caminen largas distancias hasta una gigantesca impresora pensando que esto mejora la utilización de sus bienes; una solución de este tipo puede poner en riesgo la productividad de sus empleados y entonces sería peor el remedio que la enfermedad.
Piano, piano, si arriva più lontano?
Aunque es importante comprender la relación entre el número de empleados y la cantidad de dispositivos de impresión, también es vital entender cuántos y qué tipos de documentos se están imprimiendo en su empresa. La mayoría de las compañías creen que están dependiendo mucho del papel y admiten que existe lugar para mejoras; aún así, muchas empresas no tienen idea de cuánto papel consumen o están confundidas al respecto, lo cual convierte el asunto en un problema estratégico, que aunque se sabe dónde reside, es difícil de corregir.
Los estudios más recientes demuestran que una empresa mediana promedio produce la alarmante cantidad de 1100 páginas impresas por empleado al mes. 13200 páginas por empleado al año representan un gasto que hace temblar a cualquier compañía, sin importar su tamaño. Conociendo la relación entre el número de empleados, dispositivos de impresión y el volumen de impresiones per cápita, una compañía puede diseñar estrategias aplicables, que persigan metas reales orientadas para obtener un mejor aprovechamiento de los recursos. Una buena estructura de soporte asegurará mejoras duraderas.
Una vez que hemos sopesado todas las alternativas y variables es momento de reconsiderar las medidas para reducir la infraestructura (de ser necesario), o de aumentar la relación empleado-impresora. Comprender cómo funciona su empresa y qué es indispensable para su funcionamiento le ayudará a establecer metas para reducir costos y mejorar procesos. El siguiente paso lógico es determinar si sus dispositivos de impresión son comprados ó alquilados, ¿realmente está pagando por lo que utiliza?, ¿cuánto tiempo invierten sus empleados en solucionar problemas de impresión, desde los más simples hasta los más complejos?, ¿qué porcentaje de llamadas al centro de ayuda están relacionadas con procesos o dispositivos de impresión?
Lexmark ha descubierto a través de innumerables estudios que aquellas compañías con baja relación entre el número de empleados y el número de dispositivos, que además consumen grandes volúmenes de papel, casi nunca tienen un buen proceso para monitorear y administrar sus bienes; de hecho, usualmente tienen un alto volumen de llamadas al centro de servicio y ayuda técnica. Los datos demuestran que cuanto mayor es la cantidad de dispositivos dentro de una organización, mayor es la cantidad de papel consumido y por ende el proceso de soporte es más complejo.
Si lo anteriormente expuesto le suena conocido, entonces le tenemos una buena y una mala noticia. La mala, es que con toda seguridad sus costos de impresión son extremadamente altos y probablemente esté experimentando demoras innecesarias en sus procesos críticos de negocios. La buena es que las oportunidades para reducir costos de impresión e implementar soluciones reales le aguardan, todo esto con miras a optimizar sus procesos de negocios y a hacer más productiva su organización.
Esperamos que ya haya dado los primeros pasos en la administración de sus recursos de impresión y que a partir de ahora trate de entender cómo se mueve el ambiente de impresión dentro de su oficina. Al enfocarse en las tres áreas críticas, (relación entre el número de empleados, número de bienes de impresión y volumen de impresión per cápita), estará ayudando activamente a redirigir recursos útiles a áreas donde son necesarios. Lo invitamos cordialmente a establecer metas reales y a elegir un socio apropiado que pueda ayudarle a implementar una estrategia viable para reducir costos y mejorar definitivamente sus procesos de negocios.
Esperamos te haya sido util.
EQUIPO VJA COMPUTER |
