Microsoft Access

Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad específicos.   Así, se pueden utilizar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales.  Las Bases de Datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados.   Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las tablas.  Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos.  Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.

Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario.  Las consultas permiten, además, actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en las tablas. 

Por otro lado, los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena.  Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para formularios, o manualmente desde el principio por el propio usuario.

Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto.  Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.

Todos los elementos anteriores (y algunos más) están organizados en Access en la ventana Base de Datos

En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada una de las categorías de objetos que hemos descrito anteriormente  Así al pulsar en la ficha Tablas, veremos todas las tablas que componen la Base de Datos en uso.  En la ficha Formularios tendremos acceso a todos los formularios que han sido creados para esa misma Base de Datos.  Para abrir cualquiera de estos elementos basta seleccionar la categoría apropiada y pulsar dos veces sobre el elemento en cuestión.  No obstante, ya nos detendremos en éste y en capítulos posteriores en explicar cómo se trabaja con los objetos de cada una de las categorías principales disponibles.

Crear una Base de Datos

Access 97 cuenta con dos métodos básicos para crear una Base de Datos.

·        Un método sería crear una Base de Datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos.  Este es el método más flexible, sin duda, pero requiere que cada elemento de la Base de Datos sea definido por separado.

·        El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de Base de Datos seleccionado entre una amplia variedad de soluciones típicas.  Esta es la forma más sencilla de empezar para crear una Base de Datos.

En ambos casos existe la posibilidad de ampliar y modificar la estructura de la Base de Datos creada en un principio.

Crear una Base de Datos usando el Asistente para Bases de Datos

Para crear una Base de Datos usando el Asistente para Bases de Datos, siga estos pasos:

Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva Base de Datos o abrir una Base de Datos existente

·        Si aparece este cuadro de diálogo, elija Asistente para Bases de Datos y pulse en Aceptar.

·        Si ya tiene una Base de Datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, pulse en el botón Nueva Base de Datos en la barra de herramientas.

1.      En la ficha Bases de Datos pulse dos veces en el ícono correspondiente al tipo de Base de Datos que desee crear.

2.      Especifique un nombre y ubicación para la Base de Datos en el cuadro de diálogo Archivo nueva Base de Datos.

3.      Pulse en el botón Crear y siga las indicaciones del Asistente para crear un modelo de Base de Datos como punto de partida.

·        Tras el cuadro de bienvenida del Asistente

aparece un segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los campos dentro de cada tabla.

Puede elegir los elementos que le interesen activando o desactivando las correspondientes casillas de selección.  Si activa la casilla Sí, incluir datos de ejemplo, las tablas aparecerán con información de ejemplo que puede servirle de guía si anda un poco despistado en cuanto al tipo de información que ha de insertar en cada caso.  Al terminar en esta página del Asistente, pulse en el botón Siguiente.

·        En la siguiente página puede elegir uno entre varios estilos predeterminados para la presentación e introducción de datos.  Elija el tipo apropiado ayudándose de la muestra que aparece en el cuadro de diálogo y pulse en Siguiente.

·        La siguiente página es donde se elige un tipo predeterminado para los informes. Elija el tipo que estime más apropiado y pulse en Siguiente.

·        Escriba el título de la Base de Datos en la penúltima página del Asistente, pulse en Siguiente y después en Terminar.

El Asistente pondrá en marcha su maquinaria para la creación de la Base de Datos con los parámetros especificados.  Al final se habrán creado todas las tablas, consultas, formularios, informes, etc. y se le mostrará un menú de opciones para comenzar a trabajar con la Base de Datos creada.

Crear una Base de Datos sin usar un asistente

Para crear una Base de Datos sin utilizar el Asistente, siga estos pasos:

1.      Si tiene a la vista el cuadro de diálogo inicial de Access, pulse en Base de Datos en blanco y después en Aceptar.

2.      En otro caso, pulse en el botón Nueva Base de Datos en la barra de herramientas y pulse en el ícono General del cuadro de diálogo Nueva

3.      Pulse en Aceptar. Especifique un nombre y ubicación para la Base de Datos y pulse en Crear.

En este caso obtendrá una ventana Base de Datos en blanco, donde tendrá que ir añadiendo los elementos como se explica más adelante.

ABRIR Y GUARDAR UNA BASE DE DATOS

Este es un buen momento para recordar cuál es el procedimiento general para abrir y guardar una Base de Datos.  Después de todo, tanto si decide utilizar una de las Bases de Datos de ejemplo incluidas en Access para realizar sus primeras prácticas como si usa el Asistente para Bases de Datos, se encontrará con archivos que necesitará abrir y guardar en lo sucesivo.  Siga estos pasos:

1.      Pulse en Abrir Base de Datos en la barra de herramientas.

2.      En el cuadro Buscar en, seleccione la unidad que contiene el documento.

3.      En la lista de carpetas, pulse dos veces en las carpetas hasta abrir la carpeta que contiene la Base de Datos.

·        Si no encuentra la Base de Datos que desea abrir, puede buscarla. Introduzca información específica acerca del archivo en los cuadros situados en la parte inferior del cuadro de diálogo y, a continuación, elija Buscar ahora.

·        Para utilizar criterios de búsqueda más avanzados, elija Avanzada.

4.      Decida si abrirá la Base de Datos para acceso exclusivo o compartido:

·        Para abrir la Base de Datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (donde varios usuarios pueden tener acceso al mismo conjunto de datos y modificarlos simultáneamente), mantenga desactivada la casilla de verificación Exclusivo.

·        Para abrir la Base de Datos para el acceso exclusivo (evitando que otros usuarios puedan abrir la Base de Datos), active la casilla de verificación Exclusivo.

CREAR UNA TABLA

Una Tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, o clientes.  Usando una tabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, y la Base de Datos resultará más eficiente, al tiempo que se reducirá el riesgo de errores en la entrada de datos.

En las tablas los datos están organizados en filas (denominadas registros) y columnas (denominados campos).  Esta organización queda patente en la vista Hoja de datos

En Access 97 existen cuatro formas de crear una tabla en blanco (vacía):

·        Utilizar el Asistente para Bases de Datos con el fin de crear en una sola operación todas las tablas, formularios e informes necesarios para una Base de Datos completa.  No obstante, como se vio anteriormente, el Asistente para Bases de Datos crea una Base de Datos nueva; no puede usarse para añadir tablas, formularios o informes a una Base de Datos existente.

·        Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de tablas predefinidas.

·        Introducir los datos directamente en una hojas de datos en blanco.  Al guardar la nueva hoja de datos, Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de datos y el formato apropiados para cada campo.

·        Utilizar la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla partiendo después de cero.

Crear una tabla con el Asistente para tablas

Para crear una tabla con el Asistente para tablas, siga estos pasos:

1.      Asegúrese de tener activada la ventana Base de Datos.

2.      Pulse en la ficha Tablas y después en el botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de diálogo Nueva tabla

3.      Pulse dos veces en Asistente para tablas.

4.      Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas, realizando las selecciones apropiadas con arreglo al tipo de tabla que desea crear.  El Asistente se ocupará de definir los campos y las propiedades de éstos.  Al terminar el trabajo del Asistente podrá comenzar a introducir datos en la tabla resultante.  Si desea modificar o ampliar la tabla resultante, puede hacerlo en la vista Diseñó cuando haya terminado de usar el Asistente para tablas, como se explica más adelante.

Crear una tabla introduciendo datos en una hoja de datos

También se pude crear una tabla automáticamente a partir de la introducción de información directamente en una hoja de datos en blanco.  Veamos cual sería el procedimiento a seguir:

1.      Asegúrese de encontrarse en la ventana Base de Datos.

2.      Active la ficha Tablas y pulse en Nuevo.

3.      En el cuadro de diálogo Nueva Tabla, pulse dos veces en la opción Vista Hoja de datos. Aparecerá una hoja de datos en blanco con 20 columnas y 30 filas.  Los nombres de columna predeterminados son Campo1, Campo2, etc.

4.      Cambie el nombre de cada columna que vaya a utilizar,

·        Pulse dos veces en el nombre de la columna.

·        Escriba el nuevo nombre del campo.

·        Pulse ENTER.

5.      Si necesita más de 20 columnas, puede insertar columnas adicionales:

·        Pulse en la columna situada a la derecha del lugar en que desea insertar la nueva columna.

·        Elija Columna en el menú insertar.

·        Cambie el nombre de la columna como se describe en l paso 4.

6.      Introduzca los datos en la hoja de datos

·        Introduzca cada tipo de datos en su propia columna.  Por ejemplo, si se trata de una columna para texto, asegúrese de introducir texto.

·        Si está introduciendo fechas, horas o números, introdúzcalos en un formato consistente de modo que Microsoft Access pueda crea un tipo de datos y un formato de visualización apropiado para la columna.

·        Las columnas que queden en blanco se eliminarán al guardar la hoja de datos.

7.      Una vea agregados los datos a todas las columnas que desea utilizar, pulse en Guardar en la barra de herramientas.

8.      Access le preguntará si desea crear una clave principal.  Si no ha introducido datos que puedan utilizarse para identificar de forma exclusiva cada fila (registro) de la tabla se recomienda elegir Si.

·        Si desea que Access cree automáticamente una clave principal, creará un campo de tipo Autonumérico (donde se asigna a cada registro un nuevo número secuencialmente).

·        Si ha introducido datos que pueden identificar de forma exclusiva cada fila (todo los valores diferentes y sin valores nulos o vacíos), puede especificar este campo como clave principal.

Una clave principal consta de uno o más campos cuyo valor o valores identifican de manera única a cada registro de una tabla.  Las claves principales se utilizan cuando se necesita hacer referencia a registros específicos de una tabla de Base de Datos desde otra tabla.

Establecer o cambiar la clave principal

Siempre se puede establecer o cambiar una clave principal una vez creada la estructura de la tabla, siguiendo estos pasos.

1.      Abra una tabla en la vista Diseño.

2.      Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal.

·        Para seleccionar un campo, pulse en el selector de filas del campo correspondiente.

·        Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.

3.      Pulse en el botón Clave principal en la barra de herramientas.

Crear una tabla desde el principio mediante la vista Diseño

El último de los procedimientos para crear tablas que describimos se desarrolla en la vista Diseño.  Estos son los pasos a seguir:

1.      Asegúrese de encontrarse  en la ventana Base de Datos.

2.      Pulse en el botón Nuevo en la ficha Tablas.

3.      Pulse dos veces en la opción Vista Diseño en el cuadro de diálogo Nueva tabla.

4.      Defina cada uno de los campos de la tabla, como se describe en el siguiente apartado, ?Trabajar con campos?.

5.      Si lo desea, defina un campo de clase principal antes de guardar la tabla.  Si opta por no definir la clave principal ahora, Access le dará la oportunidad de hacerlo al guardar la tabla, como se ha visto anteriormente.

6.      Cuando esté preparado para guardar la tabla, pulse en Guardar en la barra de herramientas y especifique un nombre para la tabla.

Alternar entre las vistas de una tabla

Las tablas tienen dos vistas: la vista Diseño y la vista Hoja de datos.  La vista Diseño se utiliza para crear y modificar la estructura de una tabla.  La vista Hoja de datos se utiliza para ver, agregar, eliminar y modificar datos de una tabla.  Para cambiar entre estos dos modos predeterminados de vista:

·        Pulse en el botón Vista de la barra de herramientas.  Se trata de un botón tipo conmutador: cuando la tabla está presentada en la vista Hoja de datos, sólo aparece el botón para cambiar a la vista Diseño y viceversa.

Guardar y cerrar una tabla, consulta, formulario o informe

Para cerrar una tabla (también consulta, formulario o informe):

·        Elija Cerrar en el menú Archivo, o pulse en el botón Cerrar de la ventana.

El procedimiento para guardar tablas también es común a otros tipos de objetos, como formularios, consultas e informes.  Es el siguiente:

·        Pulse en el botón Guardar de la barra de herramientas.

·        Si se trata de una tabla que se guarda por primera vez, tendrá que especificar un nombre en el cuadro de diálogo Guardar cómo y elegir después Aceptar.

No es necesario que guarde los nuevos datos de los registros.  Access guarda automáticamente un registro en cuanto se cambia de registro, se cierra la tabla o se sale del programa.

Cambiar el nombre de una tabla consulta, formulario o informe

Para cambiar el nombre de una tabla (también consulta, formulario o informe), siga estos pasos:

1.      Asegúrese de que la tabla se encuentre cerrada.

2.      Active la ficha Tablas (o la que corresponda al objeto que desea cambiar de nombre) y pulse en el nombre de tabla (u otro objeto) y pulse de nuevo (dejando pasar unos segundos) para entrar en la modalidad edición.

3.      Escriba el nuevo nombre de la tabla y pulse ENTER.

Eliminar una tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo

Para eliminar una tabla u otro objeto de Access:

1.      Active la ficha Tablas (o la que contiene el objeto a eliminar).

2.      Seleccione la tabla (u otro objeto) y pulse SUPR.

Si desea anular la supresión de una tabla, pulse en el botón Deshacer en la barra de herramientas.

TRABAJAR CON CAMPOS

Una vez creada la estructura de la tabla, e incluso después de haber introducido datos en la misma, es posible modificar dicha estructura, es decir, cambiar las especificaciones de los campos que la componen.  La mayoría de estas acciones pueden llevarse a cabo indistintamente en la vista Diseño u Hoja de datos.

Tipo de campos

En la siguiente tabla se resumen los tipos de campo contemplados en Access 97, así como la utilidad de cada uno de ellos.

·        Texto.   En este tipo de campo se almacena texto o combinaciones de texto y números, como por ejemplo, direcciones.  También se guardan aquí números con los que no se van a realizar cálculos, como números de teléfonos o códigos postales.  Para controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse, utilice la propiedad Tamaño del campo (en la vista Diseño).

·        Memo.   Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones.

·        Numérico.  Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matemáticas, excepto operaciones monetarias (para este tipo de cálculos, utilice el tipo Moneda).  Use la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo Numérico específico.

·        Fecha/Hora.   Sirven para almacenar fechas y horas.

·        Moneda.  Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios.  Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.

·        Autonumérico.  Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos de una unidad) o números aleatorios insertados automáticamente cuando se agrega un registro.

·        Si/No.  Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.

·        Objeto Ole.   En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados a, o incrustados en una tabla de Access.

·        Hipervínculo.   Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos.  Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una dirección URL para acceder a una página Web.

·        Asistente para búsquedas.   Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado.  Al elegir esta opción en la lista de tipos de datos, se inicia un asistente que permite definirlo automáticamente.

Los tipos de campo Numérico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No, disponen de formatos de visualización predefinidos.  Utilice la propiedad Formato para seleccionar uno de los formatos disponibles para cada tipo de datos.  También puede crear un formato de visualización personalizado. 

Cambiar el tipo de datos de un campo

Una de las operaciones típicas relativas al cambio del diseño de una tabla es la relativa al cambio de tipo de un campo.  Esta operación hay que realizarla necesariamente en la vista Diseño, como se describe a continuación.

1.      Si la tabla contiene datos, es conveniente realizar una copia de seguridad de la tabla antes de cambiar los tipos de datos o el tamaño de los campos.

2.      Abra la tabla en la vista Diseño.

3.      Haga clic en la columna Tipo de datos del campo que desea cambiar, pulse en la flecha y, a continuación, seleccione el nuevo tipo de datos.

4.      Pulse en Guardar en la barra de herramientas.

Si la conversión del tipo de datos va a conducir a una pérdida de datos, Access muestra un mensaje indicando que ha habido errores durante la conversión antes de guardar realmente los cambios.   Elija Cancelar para cancelar los cambios, o bien Aceptar para continuar y guardar dichos cambios.

Trabajar con campos en la vista Diseño

Veamos cómo llevar a cabo las restantes operaciones habituales de modificación de la estructura de una tabla en la vista Diseño.  En primer lugar, naturalmente, ha de asegurarse de estar trabajando en la vista Diseño para ejecutar los procedimientos que se describen a continuación.

Agregar un campo

1.      Pulse en la fila situada por debajo del lugar en que desea agregar el campo y pulse en el botón insertar filas en la barra de herramientas  Para agregar el campo al final de la tabla, pulse en la primera fila en blanco.

2.      Pulse en la columna Nombre del campo y escriba el nombre del campo.

3.      En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien pulse en la flecha de dicha columna y seleccione el tipo de datos apropiado.

4.      En la columna Descripción puede introducir opcionalmente una descripción de la información que contendrá este campo.  Esta información se mostrará en la barra de estado cuando se agreguen datos al campo.

5.      Establezca, si lo desea, las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana.

Trasladar un campo

1.      Seleccione el campo o los campos que desea trasladar.

·        Para seleccionar un campo, pulse en el selector de filas de ese campo.

·        Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos.

2.      Mantenga pulsado el botón del ratón en el selector de filas (Access mostrará una barra horizontal fina justo por encima de la última fila seleccionada) y arrastre la barra horizontal a la fila situada justo debajo del lugar a donde desea mover los campos.

Al cambiar el orden de los campos en la vista Diseño de tabla, se modifica el orden en el que los campos se almacenan en la tabla y también se cambia el orden de las columnas en la hoja de datos de la tabla.

Cambiar el nombre de un campo

1.      Pulse dos veces en el nombre del campo que desee cambiar.

2.      Escriba el nuevo nombre del campo.

3.      Pulse en el botón Guardar en la barra de herramientas para guardar los cambios en el disco.

Eliminar un campo

1.      Seleccione el campo o los campos que desea eliminar.

2.      Pulse en el botón Eliminar filas, en la barra de herramientas.

Trabajar con campos en la vista Hoja de datos

Veamos ahora cómo llegar a cabo las mismas operaciones anteriores que afectan al diseño de una tabla, directamente en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo (columna)

1.      Pulse en la columna situada a la derecha del lugar en que desea insertar una columna nueva y elija Columna en el menú insertar.

2.      Pulse dos veces en el nombre de la nueva columna y escriba un nombre para el nuevo campo.

3.      Si desea personalizar más la definición de un campo (por ejemplo, para cambiar su tipo de datos o definir una regla de validación), debe recurrir a la vista Diseño de la tabla

Trasladar columnas

1.      Seleccione las columnas que desee trasladar.

·        Para seleccionar una columna, pulse en el selector de campo (cabecera) de la columna.

·        Para seleccionar columnas contiguas, pulse en el selector de campo de una de las columnas de los extremos y arrastre el  puntero para extender la selección.

2.      Pulse de nuevo y mantenga pulsado el botón del ratón en el selector o selectores de campos y arrastre las columnas a la nueva posición.

Cambiar el nombre de un campo

1.      Pulse dos veces en el selector de campo del campo que desee cambiar.

2.      Escriba el nuevo nombre del campo.

3.      Pulse ENTER para guardar el nuevo nombre.

Eliminar un campo

1.      Pulse dos veces en el selector de campo correspondiente a la columna que desee eliminar.

2.      Elija la orden Eliminar columna en el menú Edición.

Si se ha cambiado la propiedad Título para el campo, el texto mostrado en el selector de campos puede ser diferente del nombre del campo real.  En este caso, al pulsar dos veces en el selector de campo, el texto del título desaparecerá y se reemplazará por el nombre auténtico del campo.  Al  editar éste, se cambiará el nombre real del campo y al pulsar ENTER para guardar este cambio, el texto del título se eliminará.

CREAR UN INDICE

Los índices son una característica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma más rápida.  Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro, para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice.  Se pueden crear índices basados en un campo único o en campos múltiples.  Los índices de campo único no permiten entradas duplicadas en el campo indexado.

Los índices de campos múltiples permiten distinguir entre registros en los que el primer campo seleccionado puede tener el mismo valor.

Un índice se define estableciendo la propiedad indexado (Indexed) de un campo al valor Si (Sin duplicados).  Los campos cuyos tipos de datos sean Memo, Hipervínculo u Objeto OLE no pueden indexarse.  Al establecer un campo como clave principal se designa automáticamente a ese campo índice (de campo único)

Crear un índice de campo único

Siga estos pasos para crear un índice de campo único:

1.      Abra la tabla en la vista Diseño.

2.      Seleccione en la parte superior el campo en el que desee crear un índice.

3.      En la parte inferior de la ventana, pulse el cuadro de la propiedad indexado y selecciones Si (Con duplicado) o Sí (sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos en este campo.

Crear un índice de campos múltiples

Cuando piense que va a necesitar realizar búsquedas y ordenaciones frecuentes en base a dos o más campos a la vez, puede crear un índice para esa combinación de campos.  Por ejemplo, si suele ordenar los registros de una tabla para los campos Apellidos y Nombre, tiene sentido crear un índice de campos múltiples:

1.      Abra la tabla en la vista Diseño.

2.      Pulse en el botón índices de la barra de herramientas

3.      En la primera fila en blanco de la columna Nombre del índice, escriba el nombre para el índice.  Puede nombrar el índice según el nombre de uno de los campos de índice o utilizar algún otro nombre que estime más conveniente.

4.      En la columna Nombre del campo, pulse en la flecha y seleccione el primer campo para el índice.

5.      El orden predeterminado es Ascendente.  Seleccione la opción Descendente en la columna Orden para ordenar los datos del campo correspondiente en orden descendente.

6.      En la siguiente fila de la comuna Nombre del campo, seleccione el segundo campo que va a formar parte del índice (deje la columna Nombre del índice en blanco en esa fila).  Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que desea incluir en este índice.  Puede utilizar hasta 10 campos.

Ver o modificar índices

Cuando desee visualizar o modificar los índices definidos en una tabla:

1.      Abra la tabla en la vista Diseñó.

2.      Pulse en el botón índices en la barra de herramientas.

3.      Cambie los índices o sus propiedades.

4.      Para eliminar un índice, elimine su fila correspondiente en la ventana índices.  De esta forma se elimina sólo el índice, no el campo en sí.