Esta es una decisión muy importante que todos los comerciantes deben considerar cuando evalúan automatizar sus Ventas, y con ello, sus procesos de negocio, en las Compras, el manejo de los Inventarios, su Caja, los Bancos.
Estos son, típicamente, los submódulos que componen la Administración de los negocios de retail, que cuando se integran con los módulos de Contabilidad y la Nómina, se empieza a hablar de Sistemas Administrativos Integrados. En ésta categoria encontramos, en Venezuela, al líder, Profit Plus, el sempiterno Saint, sus derivados, A2, Premium Soft, Vallery y otras aplicaciones similares.
Sin embargo, no siempre los pequeños comerciantes quieren o pueden mantener un sistema tan complejo como los citados. Porque su gestión es muy simple, y con un sencillo control de compras e inventario podría hacer seguimiento al corazón de su negocio, que son las ventas. O porque la cultura de los usuarios nos lleva a soluciones más puntuales. O hasta cuando la gestión de ventas supone procesos que de modo nativo no se contempla en esas aplicaciones integradas. y hasta cuando conviene integrar una elemental solución de Punto de Venta con el siguiente nivel de una plataforma más compleja, como un ERP, por ejemplo. En todos estos casos hay que considerar la implantación de un sistema de Punto de Venta puntual, preciso, más sencillo, rápido y económico, y es cuando aparece una modulación distinta: un Frontoffice, que es lo que ven y usan los cajeros o mesoneros, y un Backoffice, que se instala en la oficina, para ver los reportes de las ventas, controlar las compras, dominar los inventarios, chequear los Bancos, manejar la Cuenta por Cobrar, etc.
En ste punto nos encontramos con Sistemas como el ICG, que domina, de lejos, el panorama con sus infinitas funcionalidades verticalizadas para distintos segmentos de los retails. El Caribbean POS, un sistema modular que se adapta perfectamente a muchos tipos de comercios. El cash Express y el Posytiv, que apuntan a los comercios más pequeños para hacerles crecer con una mínima inversión.
Estos son los escenarios con que se encuentra un comerciante que desea poner en marcha un sistema que le brinde datos precisos de sus operaciones, para obtener data que le permita tomar decisiones más exitosas.
Al implantar este tipo de soluciones él gana con la veracidad de sus datos, la independencia que obtiene al poder entregar pantallas que controlan procesos, a su personal, con la certeza de que ellos harán exclusivamente lo que se determinó para cada quien, reducirá sus inventarios, haciendo compras más acertadas, maximizando su inventario.
Pero nada de todo esto es lo que piensan los dueños de comercios en Mercados, o Minitiendas, por ejemplo, que hasta ahora solo piensan en comprar una máquina fiscal para poder cumplir con la normativa del SENIAT.
Están buscando la solución de menor costo, con mínimo aprendizaje... sólo lo justo para que no les multen. esta es otra visión del negocio, que también es válida.
Ellos no cuentan con el aforismo "garbage in, garbage out", "si metes basura, basura obtienes", una forma cruel de explicar que si no se ingresa data cierta, valiosa, oportuna, el resultado puede ser nulo. El sistema, sea contenido en una caja registradora o en un sistema específico para Punto de Venta, o en un Sistema Administrativo Integrado, o hasta en un ERP, se nutre de las Compras, para conformar lo que llamamos Inventario, que puede ser manejado con muchas variaciones: almacenes, controles, precios, costos, etc. y se descarga con la Venta, que también puede ser vista desde diferentes sucursales, con ventas por internet, por mercadolibre, por ejemplo, desde la fábrica, situaciones que ellos manejan algunas veces.
Y en este punto me pregunto: como manejaran sus intereses de la manera que el SENIAT requiere, usando lo que están comprando, que son cajas registradoras, que ellos esperan sean como calculadoras controladas, donde el SENIAT pueda ver lo que venden y ellos paguen el IVA correspondiente?.
Estas máquinas no son solo eso, y no funcionan así, multiplicando la cantidad de prendas que se venden, por el precio que según la cantidad se decida, y aplicándole el IVA correspondiente, se obtenga una Factura fiscalmente adecuada.
Más que el cambio de pagar impuestos, cuando antes no lo hacían, que es, obviamente, un tremendo impacto para sus negocios, creo que les impresionará manejar estas máquinnas correctamente, cuando entiendan que para llevar un buen control del negocio tendrán que ingresar las compras, con las descripciones correctas, los códigos asignados, en los precios que en cada caso se determinen, según los volúmenes que se vendan, para poder descargar, con las ventas, con los precios que en cada caso se decidan, y así mantener una ecuación que el SENIAT pueda ver como creíble, y así no paguen multas.
Como se logra esto?. Ingresando la data adecuada, para que el Libro de Compras contenga la información que ellos requieren, y que al final el SENIAT valide, mediante el Visor Fiscal, donde lee lo que interesa, para saber lo que se compró y lo que se vendió.
Esto es lo que sucederá pronto, cuando después de inspeccionar que los negocios cumplan con tener una máquina fiscal, tengan los Libros de compra ajustados con los Libros de Venta.

Por ahora el SENIAT se limita a vigilar que estos negocios, en los mercados, tengan la máquina fiscal, porque el operativo va en esta dirección, como ántes visitaron para verificar si todos tenían RIF, pero la próxima vez tendrán otro objetivo, que será más exhaustivo, y en este punto será muy importante lo que hayan decidido comprar e implantar como sistema, si caja o computador, y son los registros de las transacciones realizadas, las compras y las ventas.

Ellos todavía no comprenden que solo pueden descargar del inventario lo que venden si ántes no lo ingresaron con la compra del artículo. Y este cambio, cultural, va a afectar su forma de hacer negocios hasta ahora.

Estos PLU o artículos no deben ser confundidos con los Departamentos que las máquinas fiscales permiten crear. Sobre este tema escribiremos otra Guía.